Софт

входящие и исходящие документы

Рейтинг: 4.9/5.0 (638 проголосовавших)

Категория: Windows

Описание

Обработка входящих и исходящих документов - Студопедия

Обработка входящих и исходящих документов

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. (далее - канцелярия).

Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установле­ния адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случаях повреждениякорреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй — остается в канцелярии.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично».

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

· дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

· на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

· дата документа существенно отличается от даты его получения;

· в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним в дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного доку­мента.

При отсутствии в конвертах приложений, листов отправителю сообщают об этом по телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация, включающая простановку индекса; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалиста­ми и завизирован.

Подготовленный проект передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывался проект.

Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).

Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки: один экземпляр помещается в справочную, второй — в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс, который содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например 05-10/53. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде, полностью оформленные, при необходимости — с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль).

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, изготовленными типографским способом.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации. При этом прилагается копия сопроводительного письма, подшиваемая в дело на общих основаниях.

входящие и исходящие документы:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Входящие и исходящие документы

    Делопроизводство

    "1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

    Типы документов

    Работа ведется с тремя типами документов:

    • входящие
    • исходящие
    • внутренние

    К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

    Входящие документы

    В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

    Стандартная схема обработки входящего документа:

    • Первичная регистрация входящего документа
    • Рассмотрение
    • Исполнение
    Исходящие документы

    Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ .

    Стандартная схема обработки исходящего документа:

  • Создание исходящего документа
  • Согласование исходящего документа
  • Утверждение исходящего документа
  • Регистрация исходящего документа

    Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

    Внутренние документы

    Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

    Виды документов

    Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

    • нормативный срок исполнения документов
    • маршруты обработки документов
    • правила формирования регистрационного номера

    В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

    Нумерация документов

    В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

    Карточка документа

    На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

    С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

    Дополнительные свойства

    Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

    Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".

    Прочие возможности
    • В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.
    • Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.
    Полезные ссылки:
  • Типовая технология работы с документами

    Типовая технология работы с документами

    Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

    В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.

    С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

    1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из. внешних организаций
    2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации
    3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.
    Обработка входящих документов

    Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):

    • экспедиционная обработка;
    • регистрация;
    • рассмотрение руководством и выдача резолюции;
    • ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
    • контроль исполнения.

    Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

    • постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
    • отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
    • снятие исполненных документов с контроля.

    Рис. 1. Порядок обработки входящих документов

    Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

    Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

    Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

    По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

    Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д.

    Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10 % от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

    Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

    Обработка исходящих документов

    Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 2):

    • разработку проекта документа в структурном подразделении;
    • согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
    • утверждение документа руководством;
    • регистрацию документа;
    • экспедиционную обработку документа.

    Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

    Рис. 2. Порядок обработки исходящих документов

    Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

    Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

    Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

    Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

    Порядок обработки исходящих документов

    Порядок обработки исходящих документов

    Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы (см. Рис. 10 .6).

    Составление проекта документа исполнителем.

    Согласование проекта документа с компетентными лицами.

    Проверка правильности оформления проекта документа.

    Подписание документа руководителем.

    Отправка документа адресату.

    Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

    Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

    Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

    При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

    Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

    Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

    Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.

    Рис.10.6. Схема движения исходящего документа

    Передача документов внутри организации

    Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы (см. Рис. 10 .7.).

    Составление проекта документа.

    Проверка правильности оформления.

    Подписание документа руководителем.

    На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы.

    Передача документа секретарю.

    Контроль его исполнения.

    Подшивка исполненного документа в дело.

    Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

    Рис.10.7. Схема движения внутреннего документа

    Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

    27.02.2016 178.69 Кб 1 Пример формы.dot

    Ох уж эти входящие-исходящие

    Ох уж эти входящие-исходящие.

    Автор: Мария Поплавская, юрист вкл. 13 Апрель 2013.

    Давно заметила, что в последнее время среди различных слоев населения стало популярным выражение «меня это бесит». Услышать его можно как от взрослых, так и от детей, подростков, при этом «взбеситься» все готовы из-за любого пустяка. Лично меня бесит только две вещи: выражение «меня это бесит» и еще, когда войдя в офис какой-либо организации, вижу у секретаря на полке папки с надписями «Входящие документы» и «Исходящие документы».

    Сразу видно - а секретарь-то не настоящий! Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия.

    А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того - без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел . Более подробно о том, зачем нужен этот документ и как он составляется, можно прочитать в предыдущем номере электронного журнала «Сакратар.by», и мы здесь распространяться сильно об этом не будем, лишь подчеркнем еще раз - нужен! А вот те, кто формирует корреспонденцию по принципу «входящие-исходящие», явно этого не понимает, как и не представляет себе последствий такого формирования дел.

    Именно для таких попробуем популярно объяснить, в чем дело и где здесь, как говорил один известный политик «собака порыла».

    Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организацияхнезависимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция). Для любителей «входящих-исходящих» объясним популярно: Инструкция обязательна к применению для всех! К слову, п. 4 этого документа устанавливает, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству, но в соответствии с требованиями Инструкции.

    Согласно п. 13 Инструкции организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

    Почему же так важно формировать эту переписку правильно?

    Все дело в том, что согласно Закону Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. В свою очередь, сроки хранения документов устанавливает Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Именно на этот документ следует опираться при составлении номенклатуры дел организации, и не только при указании сроков хранения в номенклатуре, но и при внесении в номенклатуру заголовков дел ? ведь в последующем эти заголовки должны в точности совпадать с заголовками на обложках!

    Никаких «входящих» и «исходящих» документов вы в Перечне не найдете, относительно данной категории применяется термин «переписка». При этом встретить этот термин можно в разных заголовках дел, например, «Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций» (п. 31); «Претензионная переписка» (п. 73); «Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности» (п. 67); «Переписка об аренде, субаренде недвижимого имущества, безвозмездном пользовании недвижимым имуществом» (п. 445) и т.д. Это, однако, более актуально для больших организаций с разветвленной организационной структурой. Но там-то как раз, нужно отметить, и с делопроизводством, как правило, все в порядке, поскольку им занимаются люди с соответствующей подготовкой и опытам, их учить не нет необходимости.

    Если вы отвечаете за документооборот в небольшой организации, то вам будет достаточно обратить внимание на п. 33 Перечня - переписка по основной деятельности (срок хранения - постоянно) и п. 34 - переписка по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - 3 года после проведения налоговой проверки). Именно такие две папки должны стоять у вас на полке, именно с такими наименованиями (правда, с уточнением: «Переписка с организациями и учреждениями…»).

    Вот журналы регистрации будут называться «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации исходящей и внутренней корреспонденции». Ведутся они по форме, установленной Инструкцией (приложения 8 и 9 соответственно). В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа.

    Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

    То есть при поступлении, например, к вам письма, вы регистрируете его в Журнале регистрации входящей корреспонденции, проставляя порядковый номер и, через значок /, номер по номенклатуре дел, и, после того как это письмо будет обработано, помещаете его в одну из папок «Переписка…» в зависимости от содержания. Если это письмо требовало ответа, то ваш «ответ Чемберлену» регистрируете точно таким же образом в Журнале регистрации исходящей и внутренней корреспонденции, но свой экземпляр (копию) этого исходящего документа помещаете в туже папку «Переписка…». Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь - хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам.

    Именно так и именно в таком порядке следует все делать потому, что Перечнем, заметьте, установлены разные сроки хранения документов: для переписки по основной деятельности ? постоянно, а от переписки по административно-хозяйственным вопросам вы можете избавиться по истечении трех лет после налоговой проверки. А вот если вы не разделяете эти документы, а точнее, разделяете по принципу «входящие-исходящие» (что, собственно, все-таки означает, не разделяете), то вам придется все это хранить вечно!

    Если же организация будет ликвидироваться, вообще сложно представить, как это все будет сдаваться в госархив: эти две папки «Входящие» и «Исходящие» придется объединять в одну, при этом каждую бумажку придется складывать в хронологической последовательности, а если еще организация просуществовала много лет и папок таких у вас «…надцать» (ведь каждый год сшивается в отдельной папке)… В общем, будет очень сложно!Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами. Приблизительно та же лексика прозвучит в ваш адрес и, если, к примеру, вы уволитесь, а на ваше место придет специалист, хорошо разбирающийся в делопроизводстве и документообороте.

    Итак, вы прочитали эту статью, и у вас на полке еще стоят папки с заголовками «Входящие документы» и «Исходящие документы»? Так чего же вы ждете? Чтобы о вашем непрофессионализме узнало еще большее количество людей? Ведь на дворе только январь, и как раз самое время начать «новую жизнь».

    Впрочем, дело, конечно, ваше. Но тогда, по крайней мере, хотя бы после этого, пожалуйста, никому и никогда не признавайтесь, что вы читаете «Сакратар.by».

    Обработка документов - входящих, исходящих и внутренних

    Обработка документов Документопотоки

    Все документы организации делятся на три документопотока :

    • входящие (поступающие) документы. т.е. поступающие в организацию;
    • исходящие (отправляемые) документы;
    • внутренние документы.

    Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

    Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

    Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

    Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

    Обработка входящих документов

    К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы. указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

    Обработка входящих документов включает:
    • прием и первичную обработку документов;
    • предварительное рассмотрение и распределение документов;
    • регистрацию;
    • рассмотрение документов руководством;
    • передачу на исполнение.
    Первичная обработка документов

    Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

    Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

    Предварительное рассмотрение

    После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

    Распределение документов

    Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

    Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

    Рассмотрение руководством

    Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

    Резолюция переносится в регистрационную форму.

    Передача на исполнение

    Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

    Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

    Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

    Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

    Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

    • проверка правильности доставки документов;
    • проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
    • фиксация факта получения документов;
    • подготовка их к исполнению;
    • передача документов исполнителям.
    Обработка исходящих документов

    Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

    Обработка исходящих документов включает:
    • составление чернового документа;
    • подготовку проекта документа;
    • его согласование (визирование);
    • удостоверение документа;
    • отправку документа.

    За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

    В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

    Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

    Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

    Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

    • проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
    • проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
    • проставление исходящего регистрационного индекса;
    • обработка документа для отправки.

    Обработка отправляемой корреспонденции включает:

    • сортировку;
    • вложение в конверты;
    • адресование;
    • сдачу в отделение связи.

    Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

    • правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
    • наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
    • правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

    Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

    На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

    Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

    Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

    Обработка внутренних документов

    Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

    Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

    • проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
    • протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

    Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

    • фельдъегерской или курьерской связью;
    • секретарями;
    • с помощью технических средств.

    Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

    В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

    Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

    Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

  • Правоведение