Софт

неправильные документы

Рейтинг: 4.3/5.0 (680 проголосовавших)

Категория: Windows

Описание

Штрафные санкции за нарушение правил учета

Штрафные санкции за нарушение правил учета

"Штрафные санкции за нарушение правил учета". Финансовая газета. Региональный выпуск, 2010, N 27

В данной статье рассмотрены штрафные санкции, предусмотренные ст. 120 НК РФ. Пункт 1 данной статьи закрепляет общий состав рассматриваемого налогового правонарушения, а именно грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода. Однократное нарушение установленного порядка предусматривает взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб.

Пункт 2 ст. 120 НК РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение более одного налогового периода. В данном случае предусматривается штраф в размере 15 тыс. руб.

Пункт 3 ст. 120 НК РФ предусматривает негативные последствия в виде занижения налоговой базы. Данное налоговое правонарушение имеет дополнительный объект - налоговые доходы бюджетов государства или муниципальных образований - и влечет взыскание штрафа в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб. При применении п. 3 ст. 120 НК РФ следует иметь в виду, что предусмотренный им состав налогового правонарушения недостаточно разграничен с предусмотренным ст. 122 НК РФ. Для разграничения ответственности по этим двум статьям следует руководствоваться п. 2 ст. 108 НК РФ, которая закрепляет принцип однократности привлечения лица к ответственности за совершение конкретного налогового правонарушения. В связи с этим при рассмотрении споров, связанных с привлечением организации-налогоплательщика к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, повлекшее занижение налоговой базы, необходимо исходить из того, что ответственность за данное правонарушение установлена п. 3 ст. 120 НК РФ.

Если же занижение налоговой базы, повлекшее неуплату или неполную уплату сумм налога, произошло по иным основаниям, чем указано в п. 3 ст. 120 НК РФ, то организация-налогоплательщик несет ответственность, предусмотренную ст. 122 НК РФ. Указанная позиция отражена в Определении КС РФ от 18.01.2001 N 6-О, а также п. 41 Постановления ВАС РФ от 28.02.2001 N 5. Какую статью применить в конкретном случае, зависит от того, в результате чего была занижена налоговая база. Если из-за грубого нарушения правил бухгалтерского учета, то применяется ст. 120. В остальных случаях следует наказывать в соответствии со ст. 122 НК РФ. Аналогичные разъяснения содержит Постановление Президиума ВАС РФ от 21.05.2002 N 3097/01.

Грубыми нарушениями правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ являются следующие.

Отсутствие первичных документов

Согласно Постановлению Президиума ВАС РФ от 07.10.2003 N 4243/03, поскольку законодатель в ст. 120 НК РФ не указал однозначно, что под первичными документами понимаются в том числе и первичные документы налогового учета, а содержание указанной нормы не исключает понимания под первичными документами только документов бухгалтерского учета, привлечение к ответственности за отсутствие первичных документов налогового учета недопустимо.

Определение первичных документов дано в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), согласно п. 1 которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. На основании этих документов ведется и налоговый учет, что следует из данного в ч. 2 ст. 313 НК РФ определения понятия "налоговый учет" - "система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ".

Указанная статья Закона содержит требования к оформлению таких документов: они должны быть составлены по форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Законом N 129-ФЗ.

Исходя из изложенного отсутствие первичного бухгалтерского документа либо его неправильное оформление (что равносильно его отсутствию) является основанием для применения ст. 120 НК РФ.

Нередки случаи, когда налоговый орган пытается оштрафовать организации за формально правильно оформленные документы, но, по его мнению, содержащие недостоверную информацию. Однако это не совпадает с объективной стороной вмененного налогоплательщику правонарушения. Подобную позицию содержит Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.10.2008 N Ф08-5959/2008. Как указал суд, признавая доводы налогового органа несостоятельными, неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета сумм налогов при наличии ненадлежаще оформленных первичных документов не подпадает под признаки грубого нарушения правил учета доходов и расходов, установленных ст. 120 НК РФ.

На практике встречаются случаи, когда первичные документы могут быть украдены, погибнуть в результате пожара или затопления. В Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.10.2003 N А33-3496/03-С3-Ф02-3163/03-С1 рассмотрен указанный случай. Налоговый орган оштрафовал налогоплательщика в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ и посчитал, что кража документов свидетельствует о неисполнении налогоплательщиком указанной обязанности должным образом.

По мнению суда, условия хранения украденных документов не свидетельствовали о свободном доступе к украденной документации и ни при каких обстоятельствах не могли вызвать беспокойства о сохранности такой документации, т.е. вины лица в данном случае нет вовсе.

Следовательно, лицо не может быть привлечено к налоговой ответственности при отсутствии вины лица в совершении налогового правонарушения.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 07.05.2009 N А17-5955/2008 также отказано налоговому органу во взыскании штрафа по ст. 120 НК РФ. Как установил суд, налоговый орган по результатам проверки вынес решение о привлечении организации к ответственности по п. 2 ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, подтверждающих полученные доходы и расходы в течение 2005 - 2007 гг. Организация указала, что запрашиваемые документы не были представлены в полном объеме в связи с их уничтожением в результате произошедшей в помещении аварии системы отопления.

Таким образом, если не доказан умысел по уничтожению первичных документов, оснований для применения штрафов по ст. 120 НК РФ не имеется.

Счет-фактура не является первичным учетным документом, предусмотренным ст. 9 Закона N 129-ФЗ, он указан в примечании к ст. 120 НК РФ отдельно. В Письме Минфина России от 12.07.2005 N 03-04-11/154 также разъяснялось, что счет-фактура не относится к первичным учетным документам. Следует отметить, что позиция Президиума ВАС РФ по данному вопросу представляется неопределенной. Так, в Постановлении ВАС РФ от 09.03.2004 N 12073/03 счет-фактура упоминается как первичный документ наравне с актом приема-передачи и накладной на отпуск товара, а в Постановлении от 18.10.2005 N 4047/05 указано, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 утверждены Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС. Правилами установлено, что покупатели и продавцы оформляют счета-фактуры, ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, а также оформляют дополнительные листы книги покупок и дополнительные листы книги продаж по формам согласно Приложениям N N 1 - 5.

Следует обратить внимание, что ст. 120 НК РФ не предусматривает ответственность за отсутствие книги покупок и книги продаж.

Таким образом, отсутствие счетов-фактур является основанием для применения штрафа, предусмотренного ст. 120 НК РФ, а отсутствие книг покупок и книг продаж, нет.

При реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат обложению (освобождаются от обложения) НДС, а также при освобождении от исполнения обязанностей налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ расчетные документы, первичные учетные документы оформляются и счета-фактуры выставляются без выделения соответствующих сумм НДС. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп "Без налога (НДС)". Пунктом 4 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ.

В то же время имеют место и противоположные решения (Постановления ФАС Уральского округа от 16.08.2004 N Ф09-3371/04-АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.04.2005 N А19-1994/04-30-41-Ф02-1763/05-С1).

Таким образом, в настоящее время отсутствует однозначная правовая позиция относительно правомерности привлечения к ответственности по ст. 120 НК РФ за неведение регистров учета счетов-фактур или наличие в них ошибок.

Систематическое (два раза и более в течение

календарного года) несвоевременное или неправильное

отражение на счетах бухгалтерского учета и

в отчетности хозяйственных операций, денежных средств,

материальных ценностей, нематериальных активов

и финансовых вложений налогоплательщика

Согласно ст. ст. 2, 13 Закона N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность - единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам, которая состоит из:

бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;

аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;

Налоговая декларация не является регистром бухгалтерского учета, и, следовательно, ст. 120 НК РФ не предусматривает ответственность за допущение ошибок в налоговой декларации.

Из определения понятия "грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения", данного в примечании к ст. 120 НК РФ, следует, что указанной статьей предусмотрена ответственность за нарушение организацией правил бухгалтерского учета.

КС РФ рассматривал доводы о нарушении конституционных прав налогоплательщика положениями ст. 120 НК РФ тем, что понятие грубого нарушения правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, на котором основаны три состава налоговых правонарушений, как оно сформулировано в данной статье, носит неопределенный характер, поскольку в нем не разделяются бухгалтерский и налоговый учет и, следовательно, допускается применение налоговой ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, не повлекшее занижения налога.

Однако в Определении КС РФ от 15.01.2003 указано, что такое утверждение нельзя признать обоснованным. При этом выражена следующая правовая позиция: в силу объективной предметной взаимосвязи объектов налогообложения и хозяйственной деятельности предприятия (организации) взимание налогов и сборов в строгом соответствии с законом, эффективный налоговый контроль возможны только в условиях соблюдения правил ведения бухгалтерского учета и составляемой на его основе бухгалтерской отчетности, т.е. единой системы данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйственной деятельности (ст. 2 Закона N 129-ФЗ). Поэтому в рамках законодательства о налогах и сборах установлены обязанности налогоплательщика по представлению в налоговый орган бухгалтерской отчетности в соответствии с Законом N 129-ФЗ, обеспечение в течение четырех лет сохранности данных бухгалтерского учета, а также ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения.

Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской Федерации. Правом регулирования бухгалтерского учета на территории Российской Федерации обладают Минфин России, Банк России (регулирует ведение бухгалтерского учета в кредитных организациях), иные федеральные органы исполнительной власти, которым такое право предоставлено федеральным законом.

В то же время согласно п. 3 ст. 4 Закона N 129-ФЗ организации, перешедшие на УСН, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета. Такие организации ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл. 26.2 НК РФ, а учет основных средств и нематериальных активов, в порядке, предусмотренном законодательством о бухгалтерском учете.

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики, т.е. в том числе и организации, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, форма и Порядок заполнения которой утверждаются Минфином России (утв. Приказом Минфина России от 30.12.2005 N 167н).

Отсутствие книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, основанием для привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, не является, так как указанная книга не является ни первичным документом, ни счетом-фактурой, ни регистром бухгалтерского учета. Данная позиция выражена в Письме Минфина России от 31.03.2005 N 03-02-07/1-85.

Таким образом, любое отступление от установленных правил, повлекших за собой несоблюдение методики учета, при отсутствии смягчающих обстоятельств является основанием для штрафов, предусмотренных ст. 120 НК РФ, а в случае искажения налоговой базы в сторону занижения это является основанием для штрафа, предусмотренного п. п. 2 и 3 ст. 120 НК РФ.

Подписано в печать

неправильные документы:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Три вида проверки документов

    Три вида проверки документов.

    Контроль и использование различных методических приемов проверки первичных документов повышает степень достоверности отчетных данных. В представленной статье авторы обращают внимание на необходимость обеспечения контрольных процедур составления и проверки документов.

    Для получения доказательств о недостоверности показателей учета и отчетности органами внутренних дел используются различные методы документального и фактического контроля. Особое внимание при этом обращается на обнаружение и предупреждение подделок документов.

    Анализ материалов уголовных дел, актов ревизий и проверок производственной, финансовой и хозяйственной деятельности предприятий свидетельствует, что чаще всего подделке подвергаются документы, оформляющие движение ценностей: накладные, требования, счета, доверенности, платежные и расчетно-платежные ведомости, квитанции, приходные и расходные кассовые ордера. Значительный процент составляют подделки различных частных расписок, подделки в актах на списание и передачу товарно-материальных ценностей, готовой продукции, в нарядах на ремонт, банковских документах.

    Среди поддельных реквизитов документов на первом месте стоят подписи (68,5%), в два раза реже (30,2%) подделывают текст и цифровые записи, и лишь в 14% случаев - это подделки оттисков и штампов печатей.

    В большинстве случаев (65%) практикуют выполнение текста и подписей от имени других граждан, техническое копирование подписей и текстов. Значительно реже подделки совершают посредством подчисток, дописок, переделок, исправлений, травления и смывания (25%).

    По признаку соблюдения правил составления все документы подразделяются на доброкачественные и недоброкачественные.

    Доброкачественный документ должен отвечать следующим требованиям:

    - иметь надлежащую форму (каждый документ должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты);

    - быть законным (отображать финансовые и хозяйственные операции, не противоречащие действующему законодательству и существующим нормативам);

    - отвечать действительности, т. е. отражать реальеные хозяйственные операции и факты хозяйственной жизни (каждый бухгалтерский документ должен составляться на основании фактически выполненных, действительных финансовых и хозяйственных операций).

    В зависимости от того, какое требование было нарушено, недоброкачественные документы могут быть отнесены к одной из следующих групп.

    Неправильно оформленные - документы, в процессе составления которых:

    - использованы бланки неустановленной формы;

    - не были заполнены все реквизиты (например, таможенная ведомость без подписи руководителя предприятия, инвентаризационная опись без даты и подписи бухгалтера - члена комиссии);

    - использованы лишние, не установленные типовыми формами реквизиты;

    - использованы ненадлежащие реквизиты (расходный кассовый ордер, в котором в качестве распорядителя кредитов подписалось лицо, не имеющее на это полномочий).

    Нарушения порядка оформления документов часто возникают вследствие случайных или технических ошибок, обусловленных отсутствием необходимых бланков, ненадлежащим использованием средств механизации и другими обстоятельствами. Поэтому среди недоброкачественных документов необходимо выделять определенную категорию документов, которые содержат случайные или технические ошибки. Их подлинность должна быть подтверждена другими доказательствами. Неправильно оформленный документ будет признан подлинным, если выяснится, что отраженная в нем финансовая или хозяйственная операция действительно имела место.

    Так, например, все лица, включенные в неправильно оформленный табель, действительно работали на предприятии и выпускали продукцию. И наоборот, если выяснится, что неправильно оформленный документ отражает фактически не совершенную операцию, то он будет признан подложным.

    Документы, составленные с нарушением действующих законов и правил. Например, расходный кассовый ордер на выдачу аванса лицу, которое не отчиталось в расходовании ранее полученных в подотчет денежных средств. Или документы, составленные с нарушением установленных нормативов. Эти документы не могут быть признаны полноценными даже в тех случаях, когда правильно оформлены и отражают действительно совершенные операции.

    Документы, не соответствующие по своему содержанию фактически выполненным финансовым и хозяйственным операциям - к ним относятся бухгалтерские документы, в которых случайно или умышленно:

    - не получили отражения фактически выполненные финансовые или хозяйственные операции (например, в передаточном акте не отражена часть оборудования, переданная другому собственнику в аренду);

    - получили отражения вымышленные (фиктивные) финансовые или хозяйственные операции, их называют также бестоварными или безденежными (так, бестоварными называют накладную, счет-фактуру, которые содержат все необходимые реквизиты, но по которой товары фактически отпущены не были).

    При решении вопроса о подлинности или подложности проверяемого документа необходимо учитывать следующие обстоятельства:

    - документы, отвечающие всем требованиям, всегда являются подлинными;

    - неправильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными, в зависимости от результатов их проверки по существу;

    - документы, отражающие незаконные, но действительно совершенные операции, также являются подлинными;

    - документы, отражающие операции, которые в действительности не совершались (бестоварные, безденежные документы), всегда являются подложными;

    - к подложным относятся документы, в которые внесены заведомо ложные сведения относительно отдельных обстоятельств финансовой или хозяйственной операции: ее содержания, даты, стоимостных или натуральных показателей, денежных средств и др.;

    - подложные документы, которыми оформлены финансовые или хозяйственные операции, бывают бестоварными и товарными.

    Среди методических приемов проверки документов можно выделить: формальную, арифметическую, экспертную, логическую, нормативно-правовую, экономическую, встречную, контрольное сличение, обратную калькуляцию, проверочную закупку, контролируемую поставку, оценку документов по данным корреспондирующих счетов, аналитическую (отчетную) проверку отчетности и баланса, сравнение и др.

    Формальная проверка предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов документов, порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах.

    Арифметическая проверка предполагает проверку правильности проставленных цен в документах, приведенных наценок, скидок, произведенных вычислений и таксировок, подсчета итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке документов.

    Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и направлена на выявление подделок в документах. Документы целесообразно направлять в специальные лаборатории на криминалистическую экспертизу.

    Наиболее эффективными для обнаружения фиктивных недоброкачественных документов являются:

    - сопоставление данных, содержащихся в различных экземплярах одного и того же документа;

    - сопоставление данных, содержащихся в накладных и других документах, отражающих поступление товарно-материальных ценностей, с данными, которые содержатся в документах предприятия и организаций, осуществляющих перевозку продукции или товаров;

    - сопоставление документов путем сверки данных первичных документов, записей бухгалтерского учета, отражающих оприходование продукции или товара, и данных о расходе товарно-материальных ценностей.

    При логической проверке путем сопоставления финансово-хозяйственной операции, отраженной в документах, с различными взаимосвязанными показателями, событиями определяется, была ли объективная возможность ее возникновения.

    Так, например, приведенные в накладной данные о массе и объеме груза сопоставляются с грузоподъемностью или объемом автомобиля, на котором перевозился груз, вместительностью тары, указанной в накладной, и т. д.

    При нормативно-правовой проверке устанавливается соответствие совершенной операции действующим нормативным актам и правилам, требованиям устава или учредительного документа, выясняется, нет ли отклонений от утвержденных норм, смет, лимитов и т. п. При их наличии составляются расчеты и аналитические таблицы, выясняются последствия и виновные лица, определяется ущерб, причиненный неправомерными действиями.

    При экономической проверке выясняется экономическая целесообразность совершенной операции, обоснованность операции источниками финансирования, предварительными расчетами, изучаются полученные результаты от данной операции или ее влияние на конечные финансовые результаты.

    Сущность встречной проверки заключается в изучении достоверности операции путем сопоставления документов и записей в учетных регистрах, относящихся к одним и тем же взаимосвязанным операциям.

    При контрольных сличениях остаток на начало проверяемого периода вместе с документированным приходом должен быть равен документированному расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода. Начальные и контрольные остатки обычно базируются на данных инвентаризационных описей или же подвергаются внезапному пересчету комиссией на то или другое число месяца.

    Проверочная закупка производится, как правило, для установления качества продукции или товара и соответствия документам на получение.

    Контролируемая поставка осуществляется в соответствии с Законом об оперативно-розыскной деятельности сотрудниками органов внутренних дел.

    Обратная калькуляция (обратный счет) используется для проверки размера необоснованного списания сырья на производство при выпуске определенного вида готовых изделий.

    Среди методических приемов проверки документов особое место занимает аналитическая (счетная) проверка отчетности и балансов.

    В отдельных случаях для сбора и получения доказательств, подтверждающих наличие фактов хищения, злоупотреблений в производственно-финансовой и хозяйственной деятельности предприятий, недостаточно ограничиться только проверкой первичных документов и финансовой отчетности. Необходимо использовать также приемы фактического контроля. к которым можно отнести: инвентаризацию, контрольный обмер, обследование объектов, контрольный запуск сырья в производство, лабораторный анализ и др.

    Контрольные проверки применяются для выявления неучтенных излишков товарно-материальных ценностей. Источниками таких излишков могут быть фиктивные коммерческие акты на недостачу готовой продукции, товарно-материальных ценностей, прибывших железнодорожным, воздушным и водным транспортом, фиктивные приемочные акты, составленные в местах окончательного приема поступившего груза, обсчет или обвес получателей при отпуске готовой продукции товарно-материальных ценностей непосредственно со складов, выпуск неучтенной продукции за счет изменения компонентов для ее изготовления.

    Неправильные документы - Forums - VGK

    Uzmanibu! Jus sobrid skataties forumu ierobezota rezima - autorizejaties (lapas augsdala) vai registrejaties lai pieklutu visam foruma iespejam (temas / atbildes izveidosana, piekluve sarakstiem «Atlasitas», «Manas temas», «Neizlasitas»).

    Неправильные документы Uz temu sarakstu Неправильные документы

    Добрый день! У меня такая проблема, я доверял бухгалтеру и она вела бумаги 3 года. Я ей платил хорошо и всё у нас было на доверии. теперь у меня проблемы, мне начали приходить письма с налоговой что мои данные сними не сходятся. залез сам в ЕДС и оказалось что там не порядок, отчёты по НДС сдаются одинаковые в течении всех кварталов. я доверял человеку а теперь оказалось что за последние 2 года у меня даже балансы одинаковые. Последний в ЭДС не приняли. Подскажите каким образом я могу забрать у неё документы и проверить правильно ли она вела бумаги. и куда мне можно обратиться. и что в обще в таких ситуациях делают.

    Iss parkapuma apraksts

    Кодекс: все законодательство, судебная практика, нормы, правила, стандарты России - Первичные документы

    Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

    Лигай О.А.
    Эксперт Отдела экономических проектов ИПС "Кодекс"

    Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

    Понятие первичных документов

    Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

    Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

    Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

    Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

    Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Формы первичных документов

    Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

    В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

    Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

    Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

    Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;

    б) дату составления документа;

    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

    Требования по оформлению первичных документов

    Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

    Запрещается использовать для записи простой карандаш.

    Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

    В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

    В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

    Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

    Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

    Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

    Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

    Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

    Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

    Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

    • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
    • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

    Типичные ошибки при работе с первичными документами:

    • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
    • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
    • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
    • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
    • исправления в кассовых документах;
    • записи простым карандашом;
    • отсутствие прочерков в свободных строках;
    • арифметические ошибки при таксировке документов.

    Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

    Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

    Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

    Исправление ошибок в первичных документах

    Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).

    Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

    При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

    Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

    Остальные первичные документы.

    В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

    Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

    • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
    • нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
    • над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
    • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
    • если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

    Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

    Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

    Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

    Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

    Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

    При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

    Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

    • не оформлена документами вообще;
    • оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).

    Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

    Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

    Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

    В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

    • если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
    • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
    • если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

    Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

    • отсутствие первичных документов;
    • отсутствие счетов — фактур;
    • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
    • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.
  • Переплата или недоплата налогов.

    Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

    Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

    Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

    Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

    В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

    В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

    Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

    Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

    Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

    Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

    Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

    Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

    Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

    • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
    • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
    Write a comment