Софт

работа с документами онлайн

Рейтинг: 5.0/5.0 (656 проголосовавших)

Категория: Windows

Описание

Работа с документами онлайн

Работа с документами онлайн

Автор текста: Сергей "Остров"

Офис онлайн

Офисная программа. которая установлена на удаленном сервере, позволяет организовать качественную работу за компьютером, который находится в любом месте. Для этого он должен быть подключен к интернете. Современные «облачные» технологии успешно решают такие проблемы, как сохранность файлов, установка ПО и его дальнейшее обновление, получение доступа к конкретным файлам или компьютерам. Насколько инструменты онлайн офиса могут обеспечить полноценную работу и предоставить все что для этого нужно?

Microsoft Web Apps – обзор

Компания Microsoft уже давно выпускает офисные пакеты. которые отличаются надежностью в работе и большими функциональными возможностями. Microsoft Web Apps имеет определенные ограничения, которые связаны с существованием более функционального платного пакета с названием Office 365.

Microsoft Web Apps имеет так называемый ribbon-интерфейс. Пользователи могли его видеть в Office 2007 и других версиях программы, выполненных в настольном варианте. Данное приложение предоставляет возможность создавать HTTP-ссылки на презентации, которые уже сохранены. Microsoft Web Apps может работать только с файлами Microsoft-приложений, в том числе .TXT, а также .RTF. Отдельно стоит сказать об интеграции Microsoft Web Apps с Microsoft SkyDrive — «облачное» хранилище объемом 7 Гб, где можно разместить большое количество документов.

Это приложение предлагает компания Google. В нем предусмотрен целый набор инструментов, в частности редактор для работы с текстами, таблицами и неплохой инструмент для работы с презентациями. Google Docs считается одним из лучших бесплатных сервисов, позволяющих организовать офисную работу прямо в «облаке».

Все элементы управления расположены очень удобно, включены подсказки и советы, которые помогут начать работу. Google Docs позволяет работать с файлами формата Open Document, также можно создавать общедоступные презентации. Все это способствует широкому распространению данного набора редакторов.

Работа с ThinkFree Online

Отличительная особенность сервиса — отсутствие потребности в авторизации. Достаточно авторизоваться через Google-аккаунт. Интерфейс ThinkFree Online во многом напоминает Microsoft Office 2003, поэтому у пользователей не возникает проблем с поиском элементов управления. Это понравится тем, кто негативно относится к ribbon-интерфейсу.

ThinkFree Online обеспечивает импорт документов, созданных в других редакторах. В нем предусмотрено 286 шрифтов, что значительно больше, чем у рассмотренных выше «облачных» редакторов. Также доступно приложение для Android, позволяющее работать с документами на планшетном компьютере или мобильном телефоне.

работа с документами онлайн:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Погружаемся в “Битрикс24”: работа с документами

    Погружаемся в “Битрикс24”: работа с документами

    Мы продолжаем серию роликов, помогающих погрузиться в “Битрикс24” и узнать, как с помощью всего одного онлайн-сервиса можно построить эффективную работу в компании. Поговорим о задачах, работе с документами, коммуникации и телефонии. Это, как показывает практика, наиболее востребованные инструменты в работе.

    В прошлый раз мы говорили об инструменте «Задачи». А в этом выпуске речь пойдет о работе с документами.

    Работа с документами есть везде, с нею сталкиваются почти все. Наверняка и вы попадали в такую ситуацию, когда несколько человек или отделов работают над одним файлом: корректируют его, вносят правки. И чаще всего процесс похож на пинг-понг – документ пересылается туда-сюда электронной почтой, и в итоге сложно найти финальный вариант, который нравится всем. А вот возможность совместного доступа к просмотру и редактированию документов делает процесс более удобным и простым. И “Битрикс24” открывает такую возможность.

    Вы можете создать документ в “Битрикс24” или загрузить свой – c ПК или внешнего диска OneDrive, Google Drive, Dropbox.

    Управлять документами можно даже тогда, когда у вас нет Интернета, в режиме офлайн. Все хранится в облаке, а значит, доступно в любой момент и в любом месте — в офиса клиента, дома, в командировке.

    В принципе, у вас вообще может отсутствовать офисное ПО. Через внешние онлайн-сервисы Google Docs и MS Office Online (с ними интегрирована работа на портале) вы можете открыть, просмотреть и отредактировать онлайн любые файлы популярных форматов. doc. docx. xlc. xlcx. ppt. pptx.

    И это реальный плюс, который поможет сэкономить деньги, ведь оплата офисных программ для каждого сотрудника компании – недешевое удовольствие.

    Отмечу, что для работы также поддерживаются документы PDF, презентации PowerPoint. А просматривать можно более 30 типов файлов. включая различные изображения, файлы Adobe Illustrator и Photoshop, даже если на вашем ПК или планшете нет оригинального программного обеспечения для работы с ними.

    Работа с документами в “Битрикс24” может быть личной и коллективной. То есть вы работаете над документом самостоятельно и самоотверженно или совместно с кем-то.

    Что удобно – вся история изменений документа сохраняется, и при необходимости всегда можно восстановить предыдущую версию. В истории также хранится информация о том, кто и когда изменил документ.

    Совместная работа с документами также «социальна». Когда коллега загружает новый документ, вы сразу видите уведомление в «Живой ленте». можете прокомментировать документ, задать вопрос, отметить «Мне нравится».

    Онлайн-работа с документами включена во все тарифы «Битрикс24», в том числе в бесплатный .

    Теперь давайте от теории перейдем к практике и посмотрим, как создать документ и работать с ним. К примеру, мне нужно написать сценарий для видеообзора на keddr.com. Для этого я:
    • выбираю, что нужно создать: документ, таблицу или презентацию;

    • выбираю сервис (с помощью чего создаю, н-р, Google Docs);
    • далее создаю, оформляю документ, подключаю кого-то работать совместно со мной.

    Все. Созданный документ (и вообще все документы) вы можете хранить в папке. «Файлы» – это ваш персональный раздел, и только вы имеете к нему доступ.

    И конечно же, есть возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа или для совместной работы с кем-то из коллег. Это можно сделать за считанные секунды.

    Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале – «Документы сотрудников» и «Рабочие группы».

    Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Таким образом, файлы удобно хранить и искать.

    С помощью фильтра можно вывести на Общем диске все документы или только публичные, а также просмотреть корзину.

    А если вам нужно что-то найти, на помощь придет «умный поиск». Он ищет файлы, записи, задачи, блоги, сообщения, людей внутри компании. В результатах поиска выводятся наиболее актуальные данные.

    Итак

    Как видим, широкие возможности “Битрикс24” в работе с документами позволяют объединить компанию в единое целое и сделать рабочий процесс более простым.

    Если у вас возникнут вопросы по работе с “Битрикс24”, пишите их в комментариях.

    Бонус!

    Приятный бонус: до 15 октября 2015 года можно получить дополнительные 10 ГБ дискового пространства на год при новой регистрации в «Битрикс24».

    Регистрируйтесь на сайте bitrix24.ua и укажите промо-код: keddr2015. Компаниям до 12 человек — бесплатно! Так что go! смотреть, проверять на себе, оценивать и учиться!

    Совместная и автономная работа с - Документами Google

    Статья написана совместно с Владиславом Михеевым

    О службе «Документы Google », представляющей собой набор онлайновых приложений для работы с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, было сказано уже немало, в том числе и на страницах нашего издания. Между тем функционал этого сервиса расширяется с каждой неделей, а потому нелишним будет обратиться к этой теме еще раз.

    Для начала определимся с тем, кому вообще может понадобиться редактировать и хранить свои документы в Интернете. Даже при самом беглом рассмотрении вопроса можно заметить, что аудитория может быть весьма и весьма широкой: пользователи, у которых нет желания приобретать дорогостоящие офисные пакеты (или пользоваться их неповоротливыми бесплатными аналогами); пользователи, постоянно мигрирующие с машины на машину; пользователи, у которых есть необходимость оперативно публиковать документы, таблицы и презентации для всеобщего обозрения, — этот список можно продолжать до бесконечности.

    Сервис "Документы Google" подойдет не всем, но очень многим

    Увы, этот сервис вряд ли подойдет тем, кто предъявляет жесткие требования к форматированию документа (например, авторам, которые готовят рукописи для издательства). Да, сервис обладает всеми базовыми возможностями редактирования, импорта, экспорта, печати и публикации, но это именно базовые возможности. Впрочем, сразу же оговоримся, что подавляющему большинству домашних и офисных пользователей этого хватит за глаза.

    Использование "Документов Google" в бизнесе может помочь существенно сократить затраты на организацию работы с документами. По сути дела, достаточно установить на офисный ПК любую операционную систему, подключиться к Интернету, запустить браузер, набрать в адресной строке docs.google.com — и можно немедленно приступать к работе. Конечно, при большом документообороте ограничение в 5000 документов размером до 500 Кб (и 5000 вложений до 2 Мб) может доставить некоторые неприятности, но за вполне умеренную плату эти ограничения можно и устранить.

    Но основным преимуществом здесь, конечно же, является та легкость, с которой может быть организована совместная работа с документами, причем, что немаловажно, без всяких дополнительных затрат.

    Сервис предоставляет возможность одновременной совместной работы с документами в режиме онлайн

    Совместная работа с каждым из типов документов, поддерживаемых виртуальным офисом Google, — а это, напомним, текстовые документы, электронные таблицы и презентации — имеет свои особенности, но есть, конечно же, и общие принципы. Суть следующая: один из пользователей, имеющий аккаунт Google, создает документ и назначает права доступа к нему для других пользователей, которые, в зависимости от полученных прав, будут называться соавторами или читателями. Кроме того, можно позволить соавторам самим назначать права для третьих лиц (с этой опцией следует быть осторожным, тем более что она включена по умолчанию). Все, теперь документ могут просматривать и/или редактировать несколько человек.

    Казалось бы, ничего особенного во всем этом нет — совместный доступ к файлам появился, едва компьютеры стали объединять в сети, а это было в незапамятные времена. Но "ничего особенного" — это только на первый взгляд. Отличие совместной работы в "Документах Google" заключается в слове "одновременный". Это означает, что, открыв расшаренный документ для редактирования, пользователь не блокирует его для соавторов: те тоже могут открыть этот же самый документ и вносить в него изменения в то же самое время.

    Если практическая ценность одновременного совместного просмотра документа не вызывает сомнений, то целесообразность совместного редактирования одного и того же документа уже не так очевидна. А ведь сервис позволяет делать это сразу десяти соавторам. И это если речь идет о текстовом документе или презентации, потому что электронную таблицу и вовсе могут одновременно терзать 50 (пятьдесят!) человек. Как тут не вспомнить известную поговорку о семи няньках и несчастном безглазом дитятке!

    При совместной работе с "Документами Google" вовсе не возникает большой неразберихи, как это может показаться на первый взгляд

    Да, опасения возникновения хаоса вполне оправданны. Но справедливости ради следует заметить, что разработчики сервиса "Документы Google" постарались сделать так, чтобы этот хаос не казался таким всеобъемлющим. Если же все соавторы вдобавок являются людьми вменяемыми и заранее договариваются о разделении "сфер влияния" (одна нянька смотрит за левым глазом, вторая — за правой ручкой и далее по списку), то, как показывает практика, они достаточно успешно могут работать совместно и одновременно. Хитрая программа успевает отслеживать изменения, внесенные тем или иным соавтором, и показывать эти изменения каждому в окне редактирования. Это, правда, происходит не в реальном времени, а только в моменты сохранения файла каждым из соавторов, но автоматическое сохранение все равно срабатывает достаточно часто. Параллельно ведется хронология изменений, благодаря которой можно в любой момент просмотреть, как выглядел документ в тот или иной момент (опорными точками опять же являются моменты сохранения документа).

    В качестве эксперимента данная статья создавалась усилиями двух человек при помощи указанного сервиса. Испытания показали, что в целом совместная работа с текстовыми документами в службе "Документы Google" организована неплохо. Конфликтные ситуации, которые неизбежны, когда в телегу одновременно впрягаются лебедь, рак и щука, разрешаются сервисом наиболее корректным из возможных способов: пользователь, чей вновь набранный текст не может быть сохранен в документе из-за того, что его соавтор внес изменения в том же месте, получает возможность сохранить отклоненный кусок в буфере обмена.

    Кроме того, все возникающие проблемы, как и прочие насущные вопросы, можно обсудить с соавторами в режиме онлайн — например, посредством Google Talk.

    В работе сервиса присутствуют ошибки, из-за которых часть набранного текста может пропасть

    При тестировании нами были обнаружены и ошибки. В частности, возникла любопытная ситуация, когда одному из нас понадобилось на время отойти от компьютера, оставив окно браузера с открытой статьей. За время его отсутствия второй соавтор успел написать два абзаца, однако когда первый вернулся, они пропали. По всей видимости, потеря набранного текста каким-то образом была связана с тем, что оставленный на время компьютер "впал в спячку" — во всяком случае, это случилось как раз при выходе компьютера из спящего режима. К счастью, в хронологии изменений утерянные абзацы были зафиксированы, так что в процессе написания статьи ни один соавтор морально не пострадал.

    Что касается работы с таблицами, то здесь работать еще легче: всегда видно, с какой ячейкой работает каждый из соавторов в данный момент, так что конфликтов избегать просто. Добиться от системы выдачи сообщения о возникновении конфликтной ситуации нам здесь не удалось; так, при удалении одним соавтором строки, ячейки которой редактировал другой, эта строка в документе просто отмечалась как удаленная.

    Сервис "Документы Google" непрерывно развивается, и новые функции появляются здесь с завидной регулярностью. Так, сравнительно недавно разработчики добавили возможность "навешивать" формы ввода на ячейки таблиц. С помощью этой функции можно, например, легко создавать опросы интернет-пользователей, причем для участия в таком опросе не требуется наличия Google-аккаунта. Результаты такого опроса будут автоматически сводиться в таблицу.

    Сервис "Документы Google" постоянно обрастает новыми возможностями

    В конце прошлого года было представлено и другое ценное нововведение. возможность доступа к документам и электронным таблицам с любых мобильных устройств, вплоть до самых обыкновенных мобильных телефонов с установленным Java-браузером Opera Mini. На данном этапе мобильный доступ к документам возможен лишь в режиме просмотра — впрочем, вопрос о том, насколько нужна функция редактирования документов мобильным пользователям, остается пока открытым.

    Что ж, мы видим, что сервис "Документы Google" ориентирован прежде всего на тех, кто постоянно подключен к Интернету. Но как быть тем, у кого нет возможности все время находиться "на линии"? Неужели все-таки придется в дополнение к дорогостоящему оборудованию раскошеливаться и на программное обеспечение, сравнимое с ним по стоимости? Такие расходы не всегда оправданны, особенно для той весьма многочисленной категории пользователей, которые используют не более пяти процентов возможностей офисных пакетов.

    С недавних пор сервис "Документы Google" предлагает неплохое решение этой проблемы. Единственное, что требуется для организации оффлайновой работы с документами, — это плагин Gears (разработка Google, позволяющая работать с веб-приложениями в офлайновом режиме). После активации опции Offline по ссылке в правом верхнем углу главной страницы сервиса будут созданы локальные копии сохраненных документов. С этого момента даже при отключении компьютера от Сети работу можно продолжать как ни в чем не бывало, а при первом же соединении с Интернетом документы будут автоматически синхронизированы.

    Офлайновое редактирование презентаций, к сожалению, недоступно. Зато, синхронизировав ноутбук с сервисом, можно отключить его от Сети, подключить к видеопроектору и продемонстрировать любую созданную ранее презентацию.

    В заключение напомним, что сервис "Документы Google" на сегодняшний день имеет статус бета-версии (впрочем, как и многие другие нашумевшие проекты корпорации Google). Это означает, что стопроцентная работоспособность пока не гарантируется, но в первую очередь это относится к тем функциям, которые появились совсем недавно. Кстати, наиболее свежие опции, как правило, доступны лишь англоязычным пользователям, однако никто не запрещает при необходимости переключить язык интерфейса на "американский английский" и воспользоваться новинками.

    Ссылки по теме

    Онлайн работа с документами – «МойОфис»

    Онлайн работа с документами – «МойОфис»

    Редактирование документов, таблиц и прочих текстовых документов в оффлайн режиме постепенно уходит в прошлое. Теперь многие люди работают с так называемыми «облаками» — в них работа ведется в реальном времени, но через сеть, позволяя людям получать доступ к своим документам с любого компьютера и без возможности их потери. Но, так как большинство таких сервисов зарубежные, многие русские люди просто не знают об их существовании.

    Но недавно в сети появился анонс от русских программистов, они заявили что ведут разработку такого сервиса на русском языке и уже практически закончили его разработку. Кроме того, этот сервис будет поддерживать мобильные устройства. И если с русским языком все понятно, то в поддержке сервиса с мобильными устройствами — первый опыт, то-есть еще нет таких хороших «облачных» сервисов в работе и с гаджетами.

    На данный момент многие уже могут опробовать данный сервис на своем устройстве, но пока он находится в тестовом. Также, кроме всего этого, как и в других таких сервисах, тут можно будет работать группами по 30 человек, но с мобильных устройств, и следить за изменениями документа при помощи интернета.

    Такое приложение очень сильно поможет людям в работе с текстовыми файлами из любой точки. Это хорошее достижение, ведь в таких документах можно заниматься и программированием, то-есть прописать тот или иной исходный код в телефоне и продолжить работу над ним уже с компьютера.

    Посмотрите похожие новости

    Лучшие бесплатные онлайн-офисы

    Лучшие бесплатные онлайн-офисы для работы с документами

    В последнее время все большей популярностью пользуются онлайн-офисы, они бесплатны и не требуют установки на компьютер, а данные автоматически сохраняются в облако, а по функционалу не уступают громадным пакетам. Способны ли онлайн-офисы потеснить Microsoft Office и его аналоги? Из этой статьи вы узнаете какие онлайн-офисы являются лучшими и сможете сделать выбор на каком из них остановиться.

    Как уже говорилось выше, онлайн-офисы удобны в первую очередь тем, что они не требуют установки на компьютер, а документы автоматически сохраняются в облаке (онлайн-хранилище). По этому еще один плюс, сохранив документ на работе, вы без проблем сможете продолжить работу дома, достаточно войти в аккаунт онлайн-офиса и нет необходимости перекидывать с флешки на компьютер и обратно.

    Онлайн-офис Google Документы

    Google Документы — на сегодняшний день, признанный многими пользователями, лидер среди онлайн-офисов. И действительно, очень удобный с простым интерфейсом и хорошими функциями офис, идеально совместим с настольным офисом MS Office. Что еще нужно?

    Перейдя на сайт Google Документов, наверху видно, какие приложения включает бесплатный онлайн-офис:

    • Документы — текстовый редактор.
    • Таблицы — табличный процессор.
    • Презентации — создание презентаций.
    • Формы — опросы и викторины.

    Чтобы начать работу с онлайн-офисом Google Документы, необходим аккаунт Гугл. И так, нажатием на «Открыть Google Документы» попадаем на страницу входа в аккаунт Гугл, вводим почту и пароль. Если аккаунта нет — проходим несложную регистрацию и создаем почту в Gmail.

    Google Документы

    В создании/редактировании документов нет ничего сложного. Все документы автоматически сохраняются в облаке Google Drive. При входе в аккаунт можно увидеть все свои созданные документы и вновь вернуться к работе.

    Для создания нового документа достаточно нажать на красный в кружочке плюсик, что справа внизу экрана. И перед нами открывается текстовый редактор Google Документов.

    Интерфейс довольно простой. Разобраться не сложно, если даже это первый офис с которым приходится работать.

    Google Таблицы

    Идем дальше. Для создания таблицы достаточно выйти на главный экран из текстового редактора — нажать на кнопку в самом верху слева. Далее сбоку нажимаем на три белые полоски, где выходит меню выбора инструмента — выбираем таблицы.

    Гугл Таблицы совместимы с Microsoft Excel, так что без проблем можно импортировать/экспортировать таблицы и в эксель и таблицы Гугл.

    Также, как и с Google Документами в Google Таблицы на главном экране отображены все сохраненные файлы. Для создания новой таблицы достаточно нажать на плюсик.

    Google Таблицы, конечно, не могут сравниться с табличным процессором Microsoft Excel или даже OpenOffice Calc, но простые вычисления они все же позволяют выполнять, а также несложное построение графиков и диаграмм с простым интерфейсом дают несомненный плюс Google Таблицам.

    Google Презентации

    Гугл Презентации позволяют сделать несложную презентацию онлайн быстро и совершенно бесплатно.

    Есть возможность преобразовать Google Презентации в формат PowerPoint и обратно. Такая совместимость позволяет работать как в Microsoft Office, так и онлайн-офисе Google .

    Упрощенность Google Презентаций может сначала смутить, но по факту, здесь также можно создать очень неплохое слайд-шоу. При работе все же начинаешь понимать, что инструменты в основном все те же, что и PowerPoint десять лет назад (шутка).

    Вот есть такой видеоролик, где в полутора минутах показано что можно сделать в Google Презентациях, очень забавно, к тому же презентация сделана уже давно, аж в 2010 году это видно и по старому интерфейсу Гугл. Посмотрите, очень интересно.

    Так что не жалуйтесь на урезанные инструменты Гугл Презентаций, тем более сейчас, спустя шесть лет, когда уже было выпущено куча обновлений.

    Google Формы

    Данный инструмент служит для создания опросов, викторин и еще кое-чего. Если вы проводите опросы с ответами, то наверное Google Формы один из лучших вариантов для этого.

    Можно делать такие тесты, где ответы сразу выводятся правильно-неправильно.

    Пожалуй на этом оставим обзор бесплатного онлайн-офиса Google Документы и перейдем к следующему.

    Microsoft Office Онлайн

    Как и Гугл Документы, онлайн-офис от Майкрософт является бесплатным. Некоторые функции урезаны, но в основном все тот же десктопный Microsoft Office.

    Чтобы пользоваться Майкрософтовским онлайн-офисом, необходима учетная запись Microsoft. Для тех, у кого аккаунт уже есть просто нужно войти введя логин и пароль, остальным — пройти несложную процедуру регистрации здесь .

    После создания учетной записи и входа в аккаунт на странице слева появится значок, нажатием на который появляется выбор инструментов онлайн-офиса.

    Word Онлайн

    Нажав на значок Word Online запускается уже привычный текстовый процессор Word. В котором также можно редактировать и сохранять документы во всех удобных форматах. Во время редактирования документ автоматически сохраняется в онлайн-облако OneDrive.

    Excel Онлайн

    Электронные таблицы Excel онлайн по основным функциям не сравнить, конечно, с десктопной версией табличного процессора от Microsoft, но основные инструменты все же лучше аналогов (онлайн).

    Запустив Excel онлайн дается выбор различных шаблонов, например список продуктов, ежемесячный семейный бюджет, расписание занятий и так далее.

    PowerPoint Онлайн

    Любое слайд-шоу или не сильно навороченную презентацию можно сделать и в онлайн версии PowerPoint, хотя если вы чуть выше смотрели видео, что можно сделать в Google Презентациях, то возможности практически безграничны и здесь. Нужны только фантазии.

    После запуска, также дается выбор шаблонов. Шаблонов здесь можно было сделать и побольше, а то выбор не очень, как мне показалось.

    Другие инструменты

    В онлайн-офисе от Майкрософт есть и другие инструменты, такие как календарь, Sway, OneNote.

    OneNote — служит в качестве записной книжки онлайн. Все что будет записано, так же автоматически сохранится в облаке.

    Sway — очень интересный инструмент для создания красивых историй, слайд-шоу. Красиво оформить презентацию с хорошими фотографиями и добавить историю — красиво и быстро только в Sway.

    Презентации можно делать на любом устройстве, удобно и на сенсорном экране. Вот пример простой презентации в Sway:

    Sway — отличная возможность поделиться потрясающими историями в фотографиях с красивым оформлением.

    На этом обзор лучших онлайн-офисов заканчивается. К сожалению, другие онлайн-офисы не смогли потягаться с офисами Google и Microsoft. Надеемся уже скоро будут сервисы, которые смогут оказаться в одном списке, а пока они недостаточно хороши. Пробуйте, выбирайте и пользуйтесь лучшими инструментами в онлайн-режиме бесплатно.

    Совместная работа с документами онлайн

    Документы онлайн Совместная работа с документами

    Документы создаются не для того, чтобы их читали. Документы создаются для того, чтобы с ними работали – вносили изменения, дополняли, исправляли. Поэтому организация работы с документами – очень важна для общей эффективности компании. Вспомните эти бесконечные пересылки договоров по почте между юридическим отделом и бухгалтерией, среди которой так сложно найти финальный вариант, с которым согласились все. Возможность совместного доступа к просмотру и редактированию документов – вот то, что делает совместную работу по-настоящему эффективной.

    Не нужно приобретать пакеты офисных программ

    Оплата офисных программ для каждого сотрудника компании – недешевое удовольствие, от которого теперь можно отказаться. Благодаря интеграции с онлайн-сервисами Google Docs и Microsoft Office Online в «Битрикс24» можно открыть, посмотреть и внести изменения в файлы популярных форматов .doc. docx. xlc. xlcx. ppt. pptx.

    Совместное редактирование документов онлайн

    Откройте с коллегами одновременно один и тот же документ в «Битрикс24», например, во время видеозвонка, - вы сможете видеть в режиме реального времени, как ваш собеседник вносит правки в документ в результате обсуждений. Онлайн-работа с документами включена во все тарифы «Битрикс24», в том числе в бесплатный.

    Вы можете заблокировать документ на время редактирования, чтобы избежать одновременных правок.

    Создавайте документы онлайн

    Созданные в «Битрикс24» документы удобно иcпользовать для прикрепления к задачам или сообщениям в Живой Ленте. Создавая, например, задачу, «набросайте» для нее документ, таблицу или презентацию. На выбор - с помощью Google Docs или Microsoft Office Online. Созданный документ тут же индексируется в «Битрикс24», и дальше с ним можно работать обычным образом.

    Ваши коллеги смогут не только просмотреть, но и отредактировать прикрепленный вами документ, если вы разрешите это делать при отправке.

    Локальное редактирование документов

    Если вам удобнее работать с документами в привычных офисных приложениях (Microsoft Office, Open Office, LibreOffice или даже Adobe Photoshop), уже установленных на компьютере, то это также доступно для документов в «Битрикс24». Выберите опцию «редактировать» для нужного файла, внесите правки, сохраните – изменения сохранятся для документа, хранящегося в «Битрикс24».

    Обсуждение документов

    Совместная работа с документами теперь не только удобна, но и «социальна». Когда коллега загружает новый документ, вы сразу видите уведомление в «Живой ленте». Вы можете прокомментировать документ, задать вопрос, отметить «Мне нравится».

    Быстрая реакция от коллег поможет оперативно внести изменения в документ и быстрее выполнить задачу.

    История изменений

    При отправке документа на портал вы можете перезаписать существующий файл или загрузить его новую копию. Вся история изменений документа сохраняется и, при необходимости, вы всегда восстановите предыдущую версию. В истории также хранится информация о том, кто и когда изменил документ.

    Умный поиск

    Все загруженные в «Битрикс24» документы мгновенное индексируются и становятся доступны в результатах поиска. При вводе запроса выводятся подсказки.

    Нужно больше информации?

    У нас уже есть ответы на 95% вопросов по «Битрикс24». Посмотрите, возможно здесь есть то, что вы ищете.

    Полезные материалы

    Документы Google docs

    Работа с документами в Google Docs

    Есть масса программ, позволяющих работать с документами. Но иногда «под рукой» нет текстового редактора.

    Например, Вы в командировке, но на вашем компьютере (или устройстве, его заменяющим) нет текстового редактора Word от Майкрософт, а Вам нужно срочно скинуть отчёт своему начальнику.

    Компания Гугл позаботилась о своих пользователях, интегрировав текстовый редактор MS Word в сервис Гугл диск.

    В результате получился неплохой бесплатный текстовый редактор «в облаке», с помощью которого Вы можете не только набирать, редактировать, печатать отчёты или другие документы, но и моментально отправлять их. Это документы Google Docs.

    Почему я написала: «Компания Гугл позаботилась о своих пользователях»? Да-да, свои сервисы Гугл предоставляет только тем пользователям, у которых есть свой аккаунт в Гугле, а точнее, есть свой почтовый ящик на gmail.com примерно такого вида Nadezda @ gmail.com.

    Если нет почты в Google, то завести ее дело 10-15 минут. Главное — придумать себе подходящий логин и пароль для почты. Все, что идет ниже, я пишу для тех, у кого есть (или будет) свой аккаунт в Гугле.

    1. Что можно делать в Гугл Докс?

    В Google документы онлайн практически тот же функционал, что и в привычном, локальном Ворде от Microsoft (MS Word), а именно:

    • Мобильность Гугл Докс полезна тем, кто перемещается и работает с документами там, где это удобно и где имеется подключение к Интернету. Можно продолжить работу над документом даже в случае отключения от Сети.
    • Хотите создавать документы с нуля? Запросто! Кроме того, есть возможность загружать обычные Word документы со своего компьютера и редактировать их.
    • В Гугл Докс загружаются документы в формате html, txt, odt, rtf, doc, docx, pdf.
    • Можно работать целой командой над документом: достаточно своим коллегам отправить ссылку на документ.
    • Все изменения в документе протоколируются и в непредвиденном случае, когда, например, «кот прошел по клавиатуре», можно «откатиться» к предыдущей версии документа.
    • С документами Гугл Докс можно работать на устройствах Android и iOS. Для этого потребуется установить соответствующее бесплатное приложение "Google Документы" на свое устройство Android или iOS.
    2. Инструменты Google Docs для работы с текстом

    Первое, что следует отметить — возможность написания текста, пожалуй, это самое главное.

    Также есть инструменты, позволяющие работать с текстом:

    • цвет,
    • размер,
    • шрифты,
    • выравнивание,
    • форматирование,
    • проверка правописания,
    • вставка таблиц, рисунков, гиперссылок
    • и «детские» возможности.
    3. Как создать google документ

    Прежде чем приступить к работе с текстом, следует его написать или загрузить, например, со своего компьютера. Попробуем создать новый документ, что называется, «с чистого листа». Итак, это можно сделать следующим образом.

    Вводим свой логин и пароль.

    2) Щёлкаем по кнопке “Создать”, расположенной в левом вертикальном меню (цифра 1 на рис. 1), после чего выпадет список, в котором выбираем Google документы (Docs).

    То же самое можно сделать с помощью горячих клавиш Shift + t.

    Рис. 1. В Google Диске находим GoogleДокумент и создаем его

    После ввода текста его можно стилизовать или «причесать». Начнём со стилей. Нам предлагается оформить наш текст как обычный текст, с заголовками и даже сделать оглавление.

    4. Оглавление

    Хотя оглавление обычно ставят в начало текста, но на самом деле оно формируется после того, как весь текст уже написан. Для автоматического создания оглавления нужно подсказать Гугл Доксу, где у Вас заголовок документа, где подзаголовки и где главы. То есть,

    для оглавления нужно сделать разметку текста.

    Если в тексте поставить курсор в любое место или выделить какую-то часть текста, то в окне, отмеченном цифрой 1 на рис. 2, сразу появится тот стиль, который соответствует отмеченному тексту.

    Рис. 2. Как менять стили текста: Обычный текст, Заголовок, подзаголовок и др.

    На рис. 2 выделен текст «Меня презреньем наказать» и в окне 1 на рис. 2 видно, что это «Обычный текст».

    Чтобы сделать заголовок документа, нужно выделить соответствующий текст и кликнуть по «Заголовок» (цифра 3 на рис. 2), у него будет самый крупный шрифт. Обычно это название книги или проекта.

    В тексте можно сделать следующие главы:
    Заголовок 1 – цифра 5 на рис. 2,
    Заголовок 2 – цифра 6 на рис. 2, более мелкий шрифт, чем у Заголовка 1,
    Заголовок 3 – цифра 7 на рис. 2, более мелкий шрифт, чем у Заголовка 2.

    Кроме заголовков могут быть подзаголовки – цифра 4 на рис. 2.

    5. Автоматическое оглавление

    1) После того, как текст размечен с помощью приведенных выше стилей (Заголовок 1, Заголовок 2 и др.), можно создать Оглавление всего документа.

    2) Ставим курсор в том месте, где будет оглавление, обычно это начало текста.
    3) Идем в меню «Вставка» (цифра 8 на рис. 2).
    4) Там выбираем последний пункт меню - «Оглавление».

    Таким образом будет автоматически сформировано оглавление текста.

    6. Выбираем шрифт текста

    Шрифты создаются дизайнерами и имеют определённую лицензию. Добавить шрифты для русского языка нельзя — это считается нарушением авторских прав. Поэтому в сервисе Гугл Докс остается выбор из бесплатных шрифтов, на которые у сервиса есть право на использование.

    Рис. 3. Как изменить шрифт в Гугл Докс

    Чтобы выбрать какой-либо шрифт, выделите текст (цифра 1 на рис. 3). А затем кликните на список со шрифтами (цифра 2 на рис. 3), и выберете нужный (например, цифра 3 рис. 3).

    То, что на рис. 3 стоит галочка напротив шрифта Arial означает, что выделенный текст (цифра 1 на рис. 3) набран именно этим шрифтом.

    Достаточно ткнуть в любое место в своем тексте и Панель инструментов Google Docs (цифра 2 на рис. 3) расскажет Вам все про этот текст: какой у него шрифт, цвет, размер шрифта, стиль и т.д.

    7. Размер шрифта текста

    Чтобы изменить размер шрифта текста в документе Google Docs, надо выделить нужный фрагмент текста (цифра 1 на рис. 4), а затем кликнуть по соответствующему размеру шрифта из выпадающего списка (цифра 2 на рис. 4).

    Рис. 4. Как изменить размер шрифта текста в документе Google Docs

    Если нет подходящего размера для выделенного текста, например, 13 или 20, тогда кликаем в поле, отмеченное цифрой 2 на рис. 4, и вводим там нужный размер шрифта.

    8. Форматирование текста

    Если хотите отформатировать текст, сначала обязательно выделите ту часть текста, которую нужно «причесать» с помощью форматирования, а затем кликните по какому-либо параметру форматирования (рис. 5).

    Рис. 5 Кнопки для форматирования текста в Гугл Докс

    Как видно на рис. 5, имеются следующие варианты форматирования:

    Чтобы важную часть текста сделать полужирным. нужно выделить (другими словами, закрасить) этот текст, а затем кликнуть по значку «B», либо нажать горячие клавиши Ctrl+B.

    Если нужно убрать выделение текста полужирным и сделать его обычным текстом, выделяем этот текст и кликаем по значку «B», либо жмем клавиши Ctrl+B.

    Если текст выделить, а затем щелкнуть по значку «I », либо нажать горячие клавиши Ctrl+I. тогда текст также станет наклонным (выделен курсивом ).

    Чтобы удалить курсив с текста, нужно выделить текст с курсивом и задействовать значок «I », либо клавиши Ctrl+I .

    Выделяем часть текста и кликаем по значку «U », либо жмем клавиши Ctrl+U. текст становится подчеркнутым.

    Не понравился подчеркнутый текст. Выделяем (закрашиваем) его и используем значок «U », либо клавиши Ctrl+U .

    Первым делом выделяем текст, а затем можно поменять цвет шрифта или цвет фона для выделенного текста

    9. Изменение цвета и фона текста

    Чтобы изменить цвет или фон текста, сначала выделите нужный фрагмент. Затем нажмите кнопку на панели инструментов, выберите "Цвет текста" или "Цвет фона" и укажите цвет.

    Рис. 6. Меняем цвет текста, цвет фона текста

    Сервис Гугл Докс предлагает стилизовать текст путём изменения его цвета и фона. Для этого достаточно выделить необходимую область текста и кликнуть по кнопке с изображением подчёркнутой заглавной буквы “А ”, после чего выпадет список (рис. 6), в котором можно выбрать подходящий цвет и фон шрифта.

    10. Комментарии к тексту для правки

    Если какой-нибудь текст вызывает у Вас сомнения, тогда его можно пометить: выделить, нажать “Вставить комментарий” (Ctrl + Alt + M) и указать причину, чтобы потом было понятно, что необходимо исправить.

    Рис. 7 Вставка комментариев к выделенному тексту для пояснения тех исправлений, которые нужно внести

    Также это может быть полезно, когда над одним документом работает несколько человек.

    11. Другие инструменты форматирования

    Вы пишете статью, в которой хотите сослаться на источник, подтверждающий ваши слова, тогда щёлкните на кнопку “Вставить ссылку”, после чего введите текст ссылки, а в поле ниже добавьте её.

    Рис. 8 Инструменты форматирования в Google Документе

    1 на рис. 8 — Вставить ссылку (Ctrl+K)
    2 на рис. 8 — Вставить комментарий (Ctrl+Alt+M)
    3 на рис. 8 — Выравнивание

    Не обойтись и без ситуации, когда необходимо выровнять текст. Чаще всего это заголовок, который нужно разместить по центру. Чтобы выполнить эту процедуру, выделите нужную область и в верхнем меню выберите, как хотите выровнять: по левому краю, по центру или справа.

    Слева направо идут кнопки:

    • Выравнивание текста по левому краю (Ctrl+Shift+L)
    • По центру (Ctrl+Shift+E)
    • Выравнивание по правому краю (Ctrl+Shift+R)
    • Выравнивание по левому краю (Ctrl+Shift+L)

    Чтобы выполнить Выравнивание, выделите нужную область и в верхнем меню выберите, как хотите выровнять: по левому краю, по центру или справа.

    4 на рис. 8 —Межстрочный интервал (или Интервал между строками)

    Здесь выделять ничего не надо, достаточно нажать на кнопку “Межстрочный интервал” и выбрать необходимый отступ, по умолчанию он равен 1. Ещё Вы можете настроить интервал сами: кликните по кнопке “Настройка интервалов” и адаптируйте его под себя.

    5 на рис. 8 — Нумерованный список (Ctrl+Shift+7)

    Составляете меню для ресторана, в котором есть различные виды салатов? Конечно же, здесь пригодится инструмент для работы со списками. Есть возможность выбрать маркированный или нумерованный список. Также можно изменить его оформление: щёлкните по дропбоксу (стрелочке) возле того, который хотите выбрать.

    6 на рис. 8 — Маркированный список (Ctrl+Shift+8)
    7 на рис. 8 —Уменьшить отступ (Ctrl+[)
    Увеличить отступ (Ctrl+])
    8 на рис. 8 —Очистить форматирование (Ctrl+Space)

    12. Режимы просмотра Гугл документа

    Несмотря на их ненужность при создании файлов, всё же стоит с ними ознакомиться, вдруг пригодятся.

    В меню «Вид» (рис. 9) можно выбрать различные режимы просмотра документа.

    Рис. 9 Режимы просмотра Гугл документа

    Этот инструмент нужен будет в любом случае, поскольку Вы можете перейти в режим просмотра и увидеть, каким будет итоговый документ, а затем вернуться в редактирование и исправить найденные ошибки.

    13. Вставка

    Рис. 10 Можно вставить таблицу максимум 20х20

    С помощью инструмента "Вставка" (цифра 1 на рис. 10) Вы можете вставить

    • изображение,
    • таблицу или
    • формулу,
    • а также сделать сноску, используемую в книгах для пояснения чего-либо.

    Также можно работать со страницами: добавить оглавление, нумерацию, закладки. Как видите, инструментов достаточно для написания своей книги.

    14. Бесполезные плюшки

    Конечно, с трудом верится, что в столь серьёзном сервисе будут детские плюшки. Да, они довольно недетские. Но их так можно назвать, потому что они вредят документу.

    Это перевод документа через Гугл переводчик, а также проверка правописания. Не стоит ими пользоваться. Лучше немного заплатить фрилансеру и получить качественный результат.

    15. Разрешите коллегам помочь Вам в работе

    Для этого нужно дать им доступ к Гугл документу.

    Рис. 11 Даем доступ к Гугл документу своим коллегам

    Вы можете выставить в открытый доступ свою работу. Для этого в правом верхнем углу кликните по кнопке “Настройки доступа” (цифра 1 на рис. 11), перейдите в «Расширенные» настройки (цифра 4 на рис. 11) и настройте уровень доступа к файлу (цифра 3 на рис. 11).

    Настройка доступа пригодится и в том случае, если над google документом работает несколько человек, когда идет командная работа. Можете добавить лиц, которые впоследствии будут иметь право на редактирование, чтение и комментирование документа. Очень даже полезный инструмент, если им правильно воспользоваться.

    16. Сохранение и другие возможности

    Основная фишка Google Docs заключается в том, что файл сохраняется автоматически в Гугл.Диске и не надо каждый раз жать на кнопку “Save” или Shif + f12, как в MS Word.

    Для каждого Google документа сохраняется история изменений (цифра 5 на рис. 11) и есть шанс найти нормальную копию, где все было еще не так плохо, как стало.

    Вы ещё можете переименовать Гугл документ, а также скачать его на свой компьютер в различных форматах.

    Помимо этих функций, сервис позволяет распечатать документ на принтере прямо из облака: в верхнем меню есть кнопка с изображением принтера (цифра 1 на рис. 9), после клика на которую откроется страница с настройками файла для печати.

    На рис. 9 видно, что в верхнем меню есть не только "Файл", но и "Справка". Кликнув по этой опции, можно получить еще больше информации, чем та, которая изложена выше.

    Упражнение по компьютерной грамотности

    Уважаемые коллеги! Проверяем работу Гугл Документа. Для этого переходим по ссылке:

    Печатаем пару строк текста. Гугл Документ работает?

    P.S. Посмотрите другие статьи по компьютерной грамотности:

    Комментарии: 8 к “Работа с документами в Google Docs”

    Надежда. Огромное спасибо, что так быстро откликнулись.
    По первому вопросу моя проблема остается.
    А во втором вопросе я случайно перепутала: мне нужно файл pdf перевести в doc.(а я написала наоборот. Причем когда я пробовала ту методику — у меня все получилось без всяких проблем, и вот — забыла… (а надо по работе в большой анкете pdf исправить телефон).
    А насчет Гугл Докс я с вами согласна — удобно; замечательно. Мы с учениками даже устроили показательную совместную работу (восторгу не было предела !). Но у меня лично НИ ОДИН файл — различные расширения — не хотят обрабатываться.
    Еще раз большущее Вам спасибо! И низкий поклон.

    Здравствуйте, Лина.
    Для разблокировки pdf файла попробуйте сервис
    document.online-convert.com/ru/convert-to-docx
    Кликните по кнопке «Выберите файл», загрузите файл со своего ПК. Если конвертация пройдет успешно, Вам будет предложено полученный файл сохранить на свой ПК.
    Если этот сервис не поможет, то вот еще 3 сервиса
    inetgramotnost.ru/online-servisy/kak-razblokirovat-pdf-fajl-3-onlajn-servisa.html

    Надежда. 1) Никак не получается обычные файл(ы), подготовленные в WORD, EXCEL и др. «загнать» в Гугл-диск: сервер отклоняет. Разве нельзя уже готовые файлы использовать в совместных технологиях ?
    2) Как-то прочитала в Вашей статье в комментариях — как файл pdf перевести в обычный doc. Было очень просто и тогда все получилось. Теперь срочно понадобилось, а не могу вспомнить и найти в записях Ваших эту статью. НЕ подскажете. Парень пользовался каким-то очень простым методом или программочкой.
    С огромным уважением, Лина.

    Здравствуйте, Лина.
    1) Проблема, возможно, в том, что Word и Excel не лицензионные. А вообще, Гугл Диск работает с Word-документами.
    2) В pdf можно переводить с помощью Word, без установки дополнительных программ. Кроме того, есть онлайн-сервисы для перевод в pdf.
    Про pdf я писала здесь: http://www.compgramotnost.ru/programmy/programmy-dlya-sozdaniya-elektronnoj-knigi